Diese Frage ist ernst gemeint und völlig offen gestellt. Aber sie muss gestellt werden, auch wenn es aktuell keine echte Alternative zu eMail gibt. Trotzdem ist das nunmehr über 25 Jahre alte Kommunikationsmittel schon länger über seine Grenzen hinweg beansprucht und missbraucht worden.
Im geschäftlichen Umfeld ist die eMail seit Jahren das am häufigsten genutzte Kommunikationsmedium. Es hat sich immer mehr verbreitet und die Benutzung ist selbstverständlich geworden. Zugegeben, eMail ist gegenüber den „alten“ Kommunikationsformen, wie Fax oder gar Briefen in der schnellen vernetzten Welt schon vorteilhaft. Aber all diese Vorteile der schnellen Kommunikation bringen jetzt die ganzen Nachteile mit sich, weil sich das Nutzungsverhalten doch so sehr verändert hat.
eMail wurde entwickelt, um den Brief oder das Fax zu ersetzen um schneller und kostengünstiger über große entfernen hinweg zu kommunizieren. eMail ist der Ersatz eines Briefs. Dies zeigt sich schon alleine in der Art wie eine Mail adressiert werden kann. Es gibt die Felder To, CC, BCC, die eine Abstraktion des Briefes entsprechen. CC steht für Carbon Copy, dieses hauchdünne Blatt zwischen dem Papierbögen an dem man sich der Finger schmutzig machte, wenn es ein Ungeübter versuchte in die Schreibmaschine zu bekommen. Das ist eMail, nicht mehr und nicht weniger, sie ist ein Ersatz des Briefes und besteht aus reinem Text.
Seit mehreren Jahren wird eMail mehr oder weniger missbraucht. Es werden Anhänge eingefügt, bei denen sich kein Anwender mehr fragt, ob es denn nötig ist oder ob es überhaupt Sinn macht solche Mengen zu versenden. Der Anhang wird einfach in die Mail geschoben und ohne nachdenken versendet. Auf diese Weise werden Dokumente selbst im gleichen Büro in verschiedenen Versionsständen verschickt und das dann noch an mehrere Empfänger.
Die zunehmende Mailflut am Arbeitsplatz wird aber immer mehr als Belastung wahrgenommen und sie steht nicht mehr im Verhältnis des Nutzens von eMail. Es sind einfach zu viele Mails, die einem effektiven Arbeiten mittlerweile im Wege stehen. Durch die mobilen Geräte stehen Mails 24×7 an fast jeden Ort der Welt zur Verfügung, was wiederum die Benutzung noch einfacher macht und somit die Mailflut zusätzlich ansteigen lässt. Sich selbst von einer exzessiven Verwendung von Mails auszunehmen, entspräche nicht der Wirklichkeit.
Dass dies der Fall ist und es nicht nur ein Problem von wenigen ist, die mit der Mailflut zu kämpfen haben, zeigen Berichte, in denen Unternehmen offen darüber sprechen die Mailflut einzudämmen. Zum einem ist es die stetige Erreichbarkeit und zum anderen die schiere Masse an Mails. Es wurden bereits Konsequenzen gezogen, bei einem Automobilkonzern gibt es zu bestimmten Tageszeiten keine Mails mehr auf mobile Geräte. Ein anderes Unternehmen verhindert das interne Zustellen von Mails die mehr als fünf Empfänger haben.
Es sei nun mal dahingestellt, ob die Maßnahmen wirklich zum Erfolg führen. Vielmehr ist davon auszugehen, dass es nicht wirklich viel am Problem der eMail in der aktuellen Form der Nutzung ändert. Damit sich aber an dem Problem im Grundsatz was ändert, muss sich am Benutzerverhalten was ändern. Aber diese Änderung bedarf auch einer Alternative zur eMail. Nur ist diese nicht so leicht zu finden und zudem muss diese Alternative noch von den Benutzern akzeptiert werden.
Das eine Alternative benötigt wird, ist unumstritten der Fall. Warum hat die Kommunikation in Form von Twitter, Facebook & Co. so regen Zulauf? Viele Unternehmen wissen oft gar nicht wie weit ihre Angestellten über diese Dienste schon kommunizieren. Hier werden oft private Accounts und Geräte genutzt. BYOD und die Alternative zu eMail ist bei den Anwender schon lange angekommen. In den Köpfen der Verantwortlichen aber oft noch nicht. Unabhängig von allen Sicherheitsbedenken und auch gerade wegen der Überwachung durch Prism, Tempora usw., sind aus Sicht von Unternehmen diese Dienste tabu. Das soll aber auch hier gar nicht das Thema sein. Es soll vielmehr zeigen, dass sich bei den Anwendern was tut und aktiv nach einer Alternative zu eMail gesucht wird.
Da nichts anderes zur Verfügung steht, wird mit dem experimentiert was da ist und auf den ersten Blick nach einer Verbesserung zum Mail-Problem aussieht. Dass die Form der Kommunikation in sozialen Netzen sich nicht zwangsläufig für die Kommunikation von Unternehmen eignet, dürfte ebenfalls keiner Diskussion bedürfen, nur gibt es aktuell keine andere Alternative. Aber trotzdem lässt sich aus der neuen Form der Kommunikation einiges ableiten. Auch wenn es auch nur zum Ergebnis führt es so nicht machen zu wollen.
Eine Alternative muss her, denn so kann es nicht weiter gehen. Diese Alternative wird sich aber im ersten Schritt nur auf die interne Kommunikation in den Unternehmen auswirken. Die Kommunikation mit der Außenwelt findet so lange über eMail statt, bis sich eine globale Alternative etabliert hat. Nur dies wird sehr lange dauern. Wenn es aber ein Unternehmen schafft, nur einen Teil der internen Kommunikation umzustellen, dann ist schon viel erreicht und für eine Entlastung der Mitarbeiter gesorgt. Das gleiche gilt für die Teamarbeit an Dokumenten. Gibt es hier vernünftige und vor allem praktikable Lösungen würde dies auch zur Verringerung der internen Mails mit Dokumenten im Anhang führen.
Als Fazit bleibt aktuell nur folgendes übrig: In Ermanglung technische Alternativen zu eMail bleiben nur organisatorische Maßnahmen. Diese dürfen aber nicht dazu führen die Anwender mit starren Vorgaben einzuengen. Vielmehr sind es klare Informationen und Anweisungen wie die vorhandenen Ressourcen besser zu nutzen sind eher eine erste Lösung. Manchmal ist es eben doch besser den klassischen File-Share zu nutzen, statt immer wieder neue Versionen eines Dokuments zu versenden.
Leider müssen sich hier alle auf einen langwierigen Prozess einstellen. Wichtig ist aber offen für das Neue zu sein. So zu sagen ein Projekt der kleinen Schritte und auch den Mut zu haben alternative Formen der Kommunikation einzuführen. Diese den Anwendern parallel zur Verfügung zu stellen und zu beobachten, wie die neue Option angenommen wird. Offenheit, Transparenz und Information sind sehr wichtige Punkte für die Akzeptanz einer optionalen Lösung.