Die Social Media Dienste gehören zu den am meist frequentierten Anwendungen im Internet. Auch am Arbeitsplatz werden diese Dienste genutzt. Dabei spielt es keine Rolle ob dies erlaubt, geduldet oder gar verborten ist, die Dienste werden genutzt. Daher ist ein Hinterfragen der aktuellen Handhabung im Unternehmen notwendig. Eine Änderung der Internetnutzung sollte daher in Betracht gezogen werden. Auch gilt es dabei rechtliche Vorgaben zu beachten.
Da die Sozialen Medien zum täglichen Leben gehören fällt ein Verzicht darauf sehr schwer. Werden die Zugriffe auf die Dienste „erschwert“ finden die Mitarbeiter Mittel und Wege um doch an die Dienste zu kommen. Diese „kreativen“ Lösungen bergen oft mehr Gefahren als die Dienste zu erlauben. Aber schlichtes Erlauben kann hier auch nicht aus Sicht des Unternehmens die Lösung des Problems sein. Eine geeignete Lösung muss gefunden werden.
Die neue Strategie sollte das Unternehmen in die Lage versetzen seine Interessen zu schützen und zugleich seinen Angestellten einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen die dem Mitarbeiter entsprechende Freiheiten gibt. Jüngste Studien zeigen, dass Arbeitnehmer in Umgebungen mit sehr restriktiver Internetnutzung weniger produktiv sind als Arbeitnehmer die gewisse Freiheiten haben. Hier das geeignete Maß zu finden dürfet das größte Problem darstellen.
Abgesehen von all den technischen Optionen und Möglichkeiten moderner Firewalls oder Gateways ist es weitaus wichtiger Aufklärung zu betreiben. Mitarbeiter die um die Gefahren in diesen Diensten wissen, machen weniger Fehler in ihrem Umgang damit und sorgen so aktiv für mehr Sicherheit und zwar für das ganze Unternehmen. Auf der anderen Seite muss es auch Richtlinien geben, an denen sich die Nutzung solcher Dienste orientiert. Es muss klar definiert sein, was erlaubt ist und was nicht.
Es ist wichtig, dass der oder die Mitarbeiterin versteht, warum die geschäftliche Nutzung, auch im vermeintlichen Sinne des Unternehmen, nicht erlaubt ist. Genauso was an Äußerungen über das Unternehmen oder Kollegen zu beachten ist. Klare Regelungen helfen hier allen Beteiligten und es werden Situationen vermieden die keine Seite möchte.
In der Pflicht stehen hier die Leitung und auch die IT eines Unternehmens. Die Unternehmensleitung muss offen gegenüber neuen Medien sein und die IT muss mit ihrer Fachkompetenz die technischen Hintergründe und Gefahren dem Mitarbeiter in verständlicher Form erklären. Information ist der Schlüssel zum Erfolgt, nur Mitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen nutzen diese Dienste sicher und verantwortlich, auch aus dem Unternehmensnetzwerk.
Da natürlich die organisatorischen Maßnahmen für sich alleine nicht genügen, muss es trotzdem technische Schutzmechanismen geben. Diese Mechanismen sollen Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen schützen. Ein sichere Zugriff ist mit geeigneten System machbar und auch ohne großen Aufwand zu realisieren. Dies in Kombination mit den organisatorischen Maßnahmen schafft für alle Beteiligten eine praktikable Lösung in Sachen Social Media.