Zugegeben diese Frage ist nicht einfach zu beantworten. Vor allem auch deshalb nicht, weil es global kein alternatives System gibt, was diesen Platz einnehmen könnte. Innerhalb eines Unternehmens oder eines Teams gibt es sehr wohl deutlich bessere Kommunikationsmöglichkeiten als die mittlerweile 40 Jahre alte Kommunikation mit Mails.
Dass die elektronische Mail mit Stand jetzt in der Kommunikation über die Grenzen des Unternehmens hinweg zurzeit alternativlos ist, daran besteht kein Zweifel. Denn es ist nun mal der globale Standard an dem alle teilnehmen bzw. auf den sich alle geeinigt haben. Bei internen Lösungen sieht es, was die Unternehmen angeht völlig anders aus, hier gibt es viele Ansätze aber es hat sich noch keine der Ansätze durchsetzen können. Im privaten Bereich haben aber Messanger wie WhatsApp & Co. oder die Social Network Plattformen längst die Mail (fast) vollständig verdrängt. Für alle die an solchen Plattformen teilnehmen ist Mail schon seit Jahren kein Thema mehr. Jetzt lassen sich natürlich Facebook und die Messanger nicht so einfach auf ein Unternehmen übertragen, es zeigt aber, dass es ohne Mail geht.
In der internen Kommunikation bei Unternehmen und von Teams innerhalb der Unternehmen oder auch von diesen Teams mit Kooperationspartners ist Mail nicht mehr unbedingt „das“ Mittel der Wahl, wenn es um die Zusammenarbeit geht. Hier haben andere Werkzeuge längst die Mail verdrängt, aber nicht vollständig. Dies liegt nicht an den neuen Werkzeugen oder deren möglichen Unzulänglichkeiten die zur Verfügung stehen, sondern es liegt an den Personen. Bevor es die Alternativen gab, war Mail die einzige Option und wenn man wie gewohnt immer zu Mail greift, dann wird der Prozess ein besseres Werkzeug zu benutzen noch etwas Zeit brauchen bevor es in den Köpfen ist, dass es da noch was Anderes gibt. Das “instinktiv” zur Mail gegriffen wird, ist oft keine böse Absicht, es wird einfach nicht dran gedacht das neue Werkzeug zu nutzen. Natürlich gibt es auch immer noch diejenigen die sich den neuen Dingen verweigern und somit auch damit die anderen zwingen auf die Mail zurückgreifen zu müssen. Wer aber einmal die Vorteile der anderen Werkzeuge zu schätzen gelernt hat, der will sie nicht mehr missen.
Wenn man ganz ehrlich ist, dann ist die täglich Flut an Mails nahezu unerträglich. Das Medium Mail wird einfach nur noch inflationär benutzt ohne darüber nachzudenken, wie auch alle möglichen Leute mit in Kopie zu nehmen. Man verbringt die meiste Zeit damit, herauszufinden ob es denn für einen wichtig ist, wo man nur mit in Kopie ist. Wer sich hier wiederfindet ist zumindest nicht alleine. Vor gut zwei Monaten gab es einen sehr interessanten Artikel ist der F.A.S. vom Airbus-Vorstand Dirk Hoke, der sich mit dem Wandel in Unternehmen weg von der Mail beschäftigt. Zum Thema Mail und vor allem zum Thema in CC nehmen gab es ebenfalls einen lesenswerten Artikel auf SPON. In diesem Artikel ging es u.a., dass durch die ständige Nutzung andere mit in CC zu nehmen es in vielen Fällen einfach nur darum geht verantworten von sich wegzuschieben. Denn so ist immer die Tür offen zu sagen, dass man in CC und somit ja schließlich auch informiert war. Natürlich gib es immer wieder Fälle, bei denen es richtig ist in CC oder auch vielleicht im BCC zu stehen. Aber – und das ist der Punkt um den es geht, nicht bei aller und jeder Konversation die geführt wird. Vor allem dann nicht, wenn Mail wie eine Chat Applikation genutzt wird. Mail war und ist einfach nicht dafür gemacht. Hier sollten sich auch noch mal alle darüber klarwerden, was Mail denn eigentlich ist. Mail ist der digitale Ersatz eines physikalischen Briefes, also das aus Papier, in dem Umschlag der mit dem gelben Auto einmal am Tag vorbeigebracht wird. Das ist Mail, so wurde sie vor 40 Jahren konzipiert, mit all ihren Einschränkungen und aber auch Vorteilen. Mail ist aber nun mal keine Echtzeitkommunikation oder gar dafür gedacht organisatorische Aufgaben und die Koordination in dynamischen Teams abzubilden. Denn genau das ist der Grund, warum Mail heute fast nur noch als Belastung und nicht mehr als Entlastung wahrgenommen wird – und zurecht. Auch ist Mail nicht dafür gedacht gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und sich die verschiedenen Versionen immer wieder gegenseitig zuzusenden. Es ist also an der Zeit die Dinge neu zu ordnen, neu zu bewerten und auch neue Wege zu gehen. So wie sich die Nutzung von Mail entwickelt hat, kann es nicht mehr weitergehen. Dies gilt auch auf Seiten der Administration, der Aufwand für den Betrieb der riesigen Datenmengen in den Datenbanken der Mailsysteme ist kaum noch zu bewältigen. Ohne eine Änderung der Kommunikation wird diese Situation zukünftig nur noch schlimmer. Es ist also an der Zeit über Alternativen ernsthaft nachzudenken.
Aber hier stellt sich dann die Frage, welche Anwendung denn das richtige Werkzeug ist, was man als IT Abteilung seinen Anwendern an die Hand geben möchte. Je mehr neue Mitarbeiter in die Unternehmen kommen, die mit den Messangern und den Social Media Plattformen aufgewachsen sind, werden die Rufe nach solchen Lösungen immer lauter und die Mail an sich wird dadurch immer weiter verdrängt. Dass das so ist, zeigt sich in den Bestrebungen wie zum Beispiel von Microsoft oder IBM. Microsoft ist mit seinem Exchange mehr oder weniger als Platzhirsch in Sachen Groupware Lösungen für Unternehmen zu bezeichnen. IBM hat zwar mit Notes auch noch Marktanteile aber im Vergleich zu Microsoft ist das Bild mehr als nur deutlich zugunsten Exchange. IBM hat schon vor gut zwei Jahren angekündigt eine Alternative zu Mail entwickeln zu wollen. Im Backend soll IBM Watson helfen die Konversationen zu ordnen, wichtiges von unwichtigen zu trennen und als Bot einfach Aufgaben von alleine erledigen. Die klassische Mail ist mit integriert, aber nicht das zentrale Element. Soweit also die Vision von IBM. Microsoft sieht es wohl etwas anders und setzt hier eher auf Skype for Business bzw. auf den Zukauf Yammer der jetzt zu Office 365 gehört, um somit die Anforderungen an die zukünftigen Wünsche in Sachen Kommunikation zu erfüllen. Wie man es auch dreht und wendet, Mail hat ihre Berechtigung aber Mail ist eben nicht die Lösung für alles und dies gilt im Besonderen in Sachen interner Unternehmenskommunikation. Es wird hier definitiv Zeit für neue Wege und Lösungen, die es den Mitarbeitern einfach machen miteinander in Kontakt zu bleiben und vor allem die Übersicht zu behalten. Diese neuen Wege und Lösungen machen aber nicht halt bei der Kommunikation, sondern diese gehen auch noch weiter was die Anwendungen betrifft die wir in Zukunft nutzen werden. Applikationen im Browser und Apps auf mobilen Geräten werden die klassischen lokal installierten Anwendungen verdrängen. Der Wandel hat schon begonnen und wird sich in Zukunft noch mehr beschleunigen. Der positive Nebeneffekt dieser Art von Applikationen entlastet die IT Abteilung im hohen Maße in Sachen Softwareverteilung und deren Aktualisierung. Das zentrale Element dieser Applikationen ist der Webserver mit all der Flexibilität die damit einher geht. Die kommenden Anwendungen nutzen Port 443. Bei Google oft UDP mit dem QUIC Protokoll und bei vielen anderen schon HTTP/2.
Zumindest ist es jetzt an der Zeit sich die möglichen Optionen für eine bessere Zusammenarbeit genauer anzusehen und sich auch ernsthaft damit beschäftigen wie man diese im eigenen Unternehmen nutzen und auch einführen kann. Man muss ja nicht gleich mit der eigenen Social Media Plattform starten und komplett in die Cloud wechseln. Es gibt sehr gute on premise Lösungen die man einfach nur nutzen muss um von den Vorzügen profitieren zu können. Bei den Messengern ist es ohne Cloud aber schon sehr schwierig die passende Lösung zu finden. Gerade im Hinblick der vielen mobilen Geräte und der Einfachheit durch die fertigen App Stores.
Im Folgenden ein paar Beispiele die einen Ausblick geben, wohin sich Anwendungen entwickeln derzeit hin entwickeln:
Zammad – Ist eine Helpdesk- oder Ticket-Lösung für all diejenigen denen JIRA, Zendesk, OTRS & Co. eine oder mehrere Nummern zu groß ist. Dabei ist Zammad universell einsetzbar, es ist nicht nur ein Tool für die IT, um die Supportanfragen bearbeiten zu können. Es kann auch problemlos im Endkundenkontakt oder für Gruppen-Mailadressen genutzt werden. Zum Beispiel alle Betreiber von online Shops die Kundenanfragen oder Reklamationen im Team bearbeiten müssen, finden in Zammad ein Werkzeug was ihnen dabei effektiv hilft die Anfragen zentrale zu ordnen und zu bearbeiten. Zammad ist übersichtlich, hat eine sehr gute Suchfunktion und läuft vor allem im Browser. Es muss kein Client installiert werden, was es sehr benutzerfreundlich macht. Gerade die Integration von Zammad in Facebook, Twitter, Telegram oder in die eigene Webseite macht es dem Team einfach mit seinen Kunden oder den eigenen Benutzern in Kontakt zu bleiben. Das Team nutzt die Browser App und der Kunde kann von Mail über die Plattformen bis hin zum Web Chat alles nutzen, was er möchte. Zammad kümmert sich darum die Kommunikation mit dem Kunden oder eigenen Anwender für das Team übersichtlich zu kanalisieren und entsprechend zu ordnen. So ist jeder im Team über den jeweiligen Stand informiert. Im Hintergrund unterstützt Zammad das Team, damit zum Beispiel kein Ticket vergessen wird und eine Antwort an den Kunden oder Anwender ausbleibt. Diese Unterstützung kann durch die Überwachung hinterlegter SLA’s erweitert werden.
Confluence – von Atlassian ist nicht nur einfach ein Wiki, sondern es ist „das“ Wiki und eine sehr gute Kollaborationsplattform und Intranet ohne die Komplexität eines SharePoints. Mit seiner AD Anbindung passt es problemlos in die Welt von Microsoft. Durch seinen unzähligen AddOns und PlugIns lässt es sich an fast jede beliebige Aufgabe anpassen. Confluence ist die Plattform wenn es um Kollaboration und Wiki geht, ganz egal für was es auch immer genutzt werden soll.
Slack – Ist Instant Messaging für Teams mit einer strategischen Partnerschaft zur Google Cloud und nur als Cloud Service verfügbar. Es kann als Browser App oder auch als App unter Windows, macOS oder die mobilen Betriebssysteme genutzt werden. Es lassen sich Personen- oder auch Gruppen-Chats führen und auch Dokumente mit Slack austauschen. Es funktioniert ähnlich wie WhatsApp aber eben als Team Kommunikation im Unternehmen. Es gibt über Web Hooks zum Beispiel eine Anbindung an Zammad, damit Updates über Tickets entsprechend auch in Slack angezeigt werden. Slack bietet zur verbesserten Sicherheit auch eine Zweifaktorauthentifizierung an, um den Zugang entsprechend abzusichern.
Yammer – Gehört zu Office 365 und ist eine Art unternehmensinternes Soziales Netzwerk für Zusammenarbeit und Kommunikation. Es ist auch nur als Cloud Version innerhalb von Office 365 verfügbar. Es bietet Funktionen wie Slack aber eben auch wie ein internes „Facebook“. Wer schon Office 365 nutzt oder dessen Nutzung plant und Yammer nutzen möchte, benötigt eine entsprechende Office Lizenzvariante, damit Yammer auch Bestandteil davon ist.
teamup – Ist ein Team- oder Gruppen-Kalender in der Cloud. Zugang gibt es über einen Link auf diesen Kalender. Hier muss jeder für sich entscheiden ob diese ausreichend ist. Auf der anderen Seite einen freien Google Kalender einzubinden ist wahrscheinlich auch nicht besser, was die Sicherheit der Informationen dort angeht. teamup ist hier nur ein Beispiel für einen Teamkalander in der Cloud, aber auch hier zeichnet sich der Weg hin zur Integration mit anderen Cloud Services und eben auch als Browser App ab.
draw.io – Was OmniGraffle auf dem Mac oder Visio auf Windows, ist draw.io im Browser. Eine weitere alternative in diesem Bereich ist gliffy, wobei draw.io auch auf einem eigenen Server oder als Chrome App bereitgestellt werden kann. Gliffy und draw.io gemein, ist deren Integration in Confluence mit entsprechend automatischer Versionierung der Zeichnungen. Einer der großen Vorteile von draw.io ist das einfache weitergeben von Zeichnungen an Mitarbeiter, Partner oder Kunden. Dadurch das draw.io einfach im Browser läuft und trotzdem mit lokalen Dateien umgehen kann, muss man sich keine Gedanken machen, ob den der Empfänger die passende Applikation hat, wenn man zum Beispiel Visio verwendet. In draw.io können Visio Stencils (vssx) einfach importiert werden und stehen so wie gewohnt zur Verfügung. Zudem bringt die online Version sehr viele Stencils mit, die für die meisten völlig ausreichend sein dürften. Microsoft hat die Vorteile der Browser Apps ebenfalls erkannt und stellt seit wenigen Wochen Visio auch als online Version für den Browser im Rahmen Office 365 bereit. Jedoch nicht in jeder Office 365 Lizenz, wer dies nutzen möchte muss hier prüfen, ob er denn die passende Lizenz besitzt.
Bei den meisten Team- oder Gruppenanwendungen gibt es vorrangig die Cloud Lösungen. Hier sind nur sehr wenige Lösung vorhanden, die auf den eigenen Servern betrieben werden können. Der Einsatz der Cloud ist bei diesen Anwendungen, wenn man den Gedanken bis zuletzt denkt, die einzig passende Option um mobile Geräte und verteilte Teams mit all den verschiedenen und teils auch parallel genutzten Endgeräten zusammenzubringen. Das Thema Datenschutz ist sehr wichtig und sollte immer mit in die Überlegungen mit einbezogen werden. Was man aber immer bedenken sollte, Mail ist in den allermeisten Fällen nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt, dafür aber viele der Messenger. Trotzdem würde ich persönlich über WhatsApp keine vertraulichen Interna kommunizieren. Hier sind Messenger wie Threema oder Signal besser geeignet. Zudem hat man dann auch einen Zweitweg über den man sensible Daten austauschen kann. Wer die normale Mail hier immer noch als sicherer betrachtet, muss sich im Klaren sein, dass Mail so gesehen nur eine Postkarte ist. Es ist zwar richtig, dass mittlerweile der Transportweg mit TLS abgesichert ist, wobei es hier immer noch Mailsysteme gibt, die dies nicht anbieten. Trotzdem kontrolliert doch niemand, bis auf wohl wenige Ausnahmen ob die Gegenstelle denn wirklich derjenige ist, für die sich ausgegeben wird. Ob öffentlich, selfsign oder zu schwach Verschlüsselt wird doch in 99,97% der Verbindungen gar nicht geprüft. Gerade Sätze, wie „Es kann ja wohl in der heutigen Zeit nicht sein, dass meine Mail nicht ankommt“ und im Zweifel, weil alle Anwender es in der kompletten Hierarchie eines Unternehmens es einfach immer erwarten, bleibt eben die Sicherheit auf der Strecke. Zudem alle Mailgateways durch die „TLS Verweigere“ die es immer noch gibt als Fallback auf unverschlüsselte Klartext Kommunikation zurückfallen. Und noch mal, es ist nur der Transportweg, auf den jeweiligen Mailgateways und Mailservern selbst, sind die Mails immer im Klartext vorhanden. In Anbetracht dessen relativiert sich der Einsatz von in der Cloud betriebenen Messenger und Kommunikationsplattformen. Auch auf dem Hintergrund, dass bei Mail eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung definitiv gescheitert ist. Nicht zuletzt auch deshalb, dass Verschlüsselung mit benutzerspezifischen Schlüsseln und zentrale Archivierung in letzter Konsequenz nicht zueinander passen.
Dieser Beitrag kann nicht die universelle Antwort liefern, die man sich vielleicht erhofft hat. Dazu ist das Thema viel zu individuell und auch zu komplex. Vor allem steht und fällt eine alternative Lösung mit den eigenen Anwendern und deren Akzeptanz neue Lösungen auch konsequent zu nutzen. Aber was der Beitrag kann ist einen neuen Blickwinkel auf das Thema Kommunikation, Zusammenarbeit und Browser basierende Anwendungen zu liefern. Wie Mark Andreessen (Mitgründer von Netscape) dies schon Visionär vor über 20 Jahren vorhersagte, kommen wir nun langsam zu diesem Punkt, an dem der Browser die ultimative Basis und das eigentliche Betriebssystem austauschbar ist – nicht wird.
Wenn Sie Fragen zu Thema browserbasierende Anwendungen und deren Sicherheit und Absicherung haben, stehen wir wie gewohnt zur Verfügung.